La palabra “jerarquía” proviene del griego “hierarquía”, combinando “hieros” (sagrado) y “arkhei” (orden), reflejando un sistema de clasificación de elementos por valor o categoría. En la Iglesia Católica, la jerarquía se organiza desde el Papa hasta catequistas, regulada por el Derecho Canónico. En empresas, la jerarquía estructura decisiones y responsabilidades en niveles estratégico, táctico y operativo, facilitando la planeación y coordinación para alcanzar objetivos organizacionales.
Por Rodrigo Terzán Gómez: Director Comercial Alfalytics, Subgerente Procesos de Negocio y Control de Gestión en INCIB Chile/Perú. International Business Management, Georgetown University, Mc Donough School of Business Washington D.C., USA; Máster Negocios, Universidad Lleida; Máster Administración, Europea Madrid; Ingeniero Civil Industrial, Escuela Negocios UDLA. Profesor UAH-INACAP-PUCV.
En la lengua griega es donde encontramos el origen etimológico de la palabra jerarquía, emana del vocablo hierarquía, que es fruto de la suma de dos términos: hieros, que puede traducirse como “sagrado”, y arkhei, que es sinónimo de “orden”. Jerarquía es un orden de elementos de acuerdo a su valor y trata de la gradación personas, animales u objetos según un criterio de clase, tipología, categoría u otra materia que permita desarrollar un sistema de clasificación.
La jerarquía, supone un orden descendente o ascendente, el concepto suele estar asociado al poder, que es la facultad para hacer algo o el dominio para mandar, quien ocupa las posiciones más altas de la escala jerárquica generalmente tiene poder sobre los demás.
Existen muchos tipos de jerarquías, examinaremos una que data del año 1540 en nuestro país con una historia de más 2.000 años, lo que se conoce como jerarquía eclesiástica que es aquella que viene a establecer el orden en lo que respecta a cargos que existen en el seno de la Iglesia Católica.
Así, en el caso de la iglesia católica nos encontramos que dicha jerarquía se compone de un Papa, Cardenales, Arzobispos, Obispos, Sacerdotes, Diáconos, Religiosos, Misioneros, Catequistas, entre otros.
La figura a continuación nos muestra la jerarquía eclesiástica y también podemos ver el porcentaje de miembros de la iglesia por continente.
Dentro de la Iglesia hay una diversidad de ministerios, cuyas responsabilidades y tareas están reguladas por un “Código de Derecho Canónico”, en concreto, la sección II sobre «La constitución jerárquica de la Iglesia».
Jerarquía en empresas e instituciones
Son organizaciones jerárquicas, en una estructura simplificada como la gran mayoría que existe en nuestro país, el dueño es quien ocupa el lugar más alto de la jerarquía, nadie toma decisiones sin su consentimiento, detrás se ubican los gerentes, subgerentes, los jefes de área, supervisores, y finalmente los empleados sin nadie a cargo.
La estructura E.T.O. refleja los niveles más comunes en nuestras empresas e instituciones, las siglas significan E de estratégico, T de táctico y O de operativo.
En la parte superior -la conducción- se encuentra el directorio de la empresa y la primera línea gerencial -estratégico-, aquí se toman las decisiones de dirección y aflora la planificación estratégica.
El directorio definirá el que se hará en la estrategia a seguir, la administración o primera línea propondrá el cómo se desarrollará esta planificación, luego de la aprobación por parte del directorio.
En el nivel estratégico se define la visión, la misión, los propósitos, los valores, los principios y los objetivos estratégicos, así como también se desarrolla el plan estratégico corporativo y los planes funcionales estratégicos, entre otros.
El nivel táctico –el control- es el responsable de implementar el plan estratégico, son el nivel medio entre el estratégico y operacional, cuyo objetivo principal es controlar y gestionar -control de gestión- el cómo se va desarrollando el plan definido por la empresa o institución por intermedio del Balanced Scorecard y/o CMI.
Se desarrolla un plan estratégico táctico a partir de los lineamientos proporcionados por el nivel estratégico “E”, para dar forma al desarrollo de la funcionalidad y cumplimiento de objetivos estratégicos.
El nivel operativo -la ejecución- es quien hace las tareas puntuales que debe realizar cada colaborador en cada una de las áreas de trabajo que componen la empresa o institución.
Este nivel se desarrolla a partir de los lineamientos proporcionados por los niveles de planeación estratégico y táctico.
Tipos de planeación y sus niveles jerárquicos
Para desarrollar estos niveles en las empresas e instituciones, y logren cierto grado de madurez, se debe desplegar “la planeación normativa” la cual contiene una serie de fases o pasos a seguir como guía de acción futura en la construcción de planes directores.
Los “mapas de navegación” o planes directores corporativos y funcionales permiten avanzar en las difíciles aguas turbulentas de hoy en día, sirviendo como brújula facilitando la orientación, sentido y cuerpo a la empresa e institución.
La planeación constituye una labor integradora y de importancia decisiva para la permanencia y desarrollo a largo plazo de las empresas e instituciones, la cual busca acopiar armónicamente los objetivos y recursos de cada una de las áreas o dependencias con el proyecto general corporativo.
a) Planeación normativa
Labor de construir, modificar o adaptar el marco de políticas, normas y reglas que habrán de regirla con el fin de garantizar su funcionamiento de manera ordenada hacia el interior de la empresa e institución.
En ésta se establecen los acuerdos mínimos de convivencia y participación necesarios para desarrollar cualquier proceso productivo de bienes o servicios.
Concluyendo, la planeación normativa se realiza para guiar, mantener el control, respeto y disciplina, para así poder realizar con el menor grado de contratiempos, resolviendo diferencias internas, los procesos primarios y de soporte de la empresa e institución, Stoner y Freeman.
b) Planeación estratégica
Labor de diseñar el futuro con visión de largo plazo, estableciendo las acciones, tiempos y recursos para lograr lo que se quiere y puede ser y hacer.
Esta debe anticiparse al futuro mediante la formulación de sueños a cumplir, misión, objetivos, metas, entre otros y los medios para lograrlo.
Es una función gerencial y directiva cuya finalidad es fijar los distintos cursos de acción que sean viables, por los cuales está pueda dirigirse para alcanzar los objetivos estratégicos que se estableció.
Para alcanzar estos objetivos se necesita también conocer los pasos que se deben seguir corporativamente y funcionalmente (por ejemplo Plan director estratégico corporativo con la cadena de procesos a seguir), los patrones de conducta, estándares, normas y políticas exigibles a todos los integrantes de la organización (por ejemplo Plan estratégico normativo), la relación de tareas (planes), las Gantt´s a seguir (tiempos y fechas de las actividades a realizarse), los recursos que se asignen para el normal desarrollo, tales como humanos, tecnológicos, materiales y financieros, como por ejemplo presupuestos.
La planeación estratégica fija una perspectiva común a todos en busca de un destino que traerá beneficios reales a toda la organización.
c) Planeación táctica
Radica en el diseño y programación secuencial de labores con el fin de asegurar una mejor coordinación y optimización continua del desempeño de actividades, funciones y tareas de la empresa e institución.
Está aspira a encontrar los mejores medios posibles para hacer más eficiente la realización de las funciones y resultados del área para la cual se desarrolla.
Deriva, al igual que el plan operativo, de las directrices del plan estratégico y se enfoca de manera independiente en cada área de actividad de la empresa, a su vez es ejecutada por los mandos medios de la empresa y busca coordinar acciones y recursos.
d) Planeación operativa u operacional
Para Stoner y Freeman, consta de acciones detalladas y bien definidas que tal vez no se reiteren posteriormente de la misma manera.
Es imposible llegar a ser un excelente pianista si no se practica diariamente, aunque el objetivo de largo plazo (plan estratégico) sea llegar a ser un pianista famoso y tocar en los mejores auditorios.
El plan operacional le indicará lo que diariamente debe hacer para cumplir con las responsabilidades periódicas, encaminándose al fin deseado, de la mejor manera posible (con eficiencia), lo que le implicará hacer los arreglos necesarios para disponer de tiempo, lugar y recursos (sillín, piano, partituras, entre otros.); lo que deberá de hacer diariamente y como tendrá que hacerlo, esto constituye su plan operativo cotidiano.
La labor diaria con la vista puesta en el futuro será una sumatoria de competencias que sin duda facilitaran el logro del objetivo estratégico de largo plazo.
Criterios de diferenciación
Para Lerma y Bárcena, la diferenciación que existe entre los distintos niveles de las empresas e instituciones son su temporalidad, funcionalidad y jerarquía.
Temporalidad
El grado de temporalidad de la planeación normativa, la cual define el actuar organizacional al crear reglas de convivencia y comportamiento, tiene una proyección constante en el tiempo creando un bucle de mejora continua respecto a esta.
El grado de temporalidad de la planeación estrategia tiene una proyección de largo plazo entre 3 a 5 años, aunque hoy en día este plazo se reduce cada vez más en su despliegue.
El grado de temporalidad de planeación táctica tiene una proyección de mediano plazo, desde algunos meses hasta alrededor de un año.
El grado de temporalidad de la planeación operativa tiene una proyección de corto plazo, a veces diariamente o por semanas.
Funcionalidad
Es el radio de acción que impacta cada uno de los planes dentro de la estructura organizacional y jerárquica de la empresa.
Tanto el plan estratégico como el plan normativo impacta a todas las unidades o áreas de la estructura.
El plan táctico impacta a cada una de las áreas funcionales primarias tales como operaciones, comerciales, finanzas, informática, investigación y desarrollo y el departamento de personal, entre otras.
Dentro de la planeación táctica, a modo de ejemplo, en la gerencia comercial se puede ubicar la función de publicidad, ventas, marketing, servicios al cliente, investigación y desarrollo de nuevos productos, entre otras subgerencias y departamentos.
Concluyendo, el plan operativo asigna tareas a cada una de las secciones y/o personas en sus unidades de operación, agentes de ventas, líneas de producción, reclutamiento y selección de personal, en cuanto a la asignación de tareas, cargas de trabajo y acciones a desarrollar diariamente.
Jerarquía
Finalmente, el tercer criterio de diferenciación es el grado jerárquico de quien los debe desarrollar, es así como el plan estratégico y normativo son elaborados por los rangos jerárquicos superiores de la estructura, el plan táctico es elaborado por los rangos jerárquicos medios y el plan operativo es elaborado por los rangos jerárquicos inferiores.
Interrelación entre los diversos planes en la empresa
Las áreas funcionales de la organización deben desarrollar y desplegar planes que en forma coordinada y conjunta contribuyan en el área de sus competencias, con enfoque al logro de los objetivos de la organización, contenidos en el plan estratégico corporativo, como un todo coherente y con direccionalidad.
Según la experiencia, habitualmente se parte en el área comercial con el plan de ventas, esté establece claramente lo que habrá de venderse a corto, mediano y largo plazo, señalando las cantidades Q* correspondientes de cada producto que deberá ser vendido $* durante el periodo que comprende este plan, ventas=PxQ.
Con esta información operaciones, plan de producción, procederá a desarrollar las acciones y estrategias para cumplir con lo que ventas solicita o comprometió con el cliente, asegurando la disponibilidad de las cantidades solicitadas en el tiempo acordado.
El área de producción analizará tanto la capacidad instalada como la flexibilidad de los procesos de fabricación, y en su caso hará las adecuaciones necesarias en la planta, instalando maquinaria y equipo, contratando personal, optimizando procesos, entre otros.
Del mismo modo, el plan de gestión de personas tomará como base los requerimientos de ventas y producción en sus programas de integración y desarrollo de recursos humanos, así como los gastos por concepto de remuneraciones. Concluyendo, se tiene el plan de finanzas, que considera los ingresos por ventas, los gastos y costos de producción y comercialización, así como los pagos y cargos sociales por concepto de personal, este desarrollará estrategias y acciones que aseguren que financieramente pueda cumplirse con los planes, dentro de un marco de estabilidad y rentabilidad financiera.
